Comment ça marche

La plateforme web emeis TROC, nom choisi par les établissements emeis, est une solution pour faciliter l'échange de matériel non utilisé entre les établissements emeis France.

Elle s'engage dans une démarche de développement durable et d'économie circulaire.

Plutôt que de stocker ou de jeter du matériel inutilisé, offrez-lui une seconde vie en le donnant à un autre établissement via emeis TROC !

Et avant d'acheter du matériel neuf, ayez le réflexe malin : consultez les équipements disponibles et favorisez l'échange entre établissements.

Donner un matériel c'est :

• Donner une seconde vie au matériel inutilisé
• Bénéficier de ressources déjà présentes dans le réseau emeis
• Répondre à un besoin ponctuel ou urgent
• Libérer de l'espace en valorisant le réemploi
• Réduire les coûts de stockage et d'évacuation
• Intégrer pleinement la démarche RSE* dans votre quotidien

*Responsabilité Sociétale de l'entreprise

Récupérer un matériel c'est :

• Donner une seconde vie aux équipements
• Favoriser l'économie circulaire
• Éviter des achats inutiles

Avec emeis TROC, chaque échange est un pas vers une gestion plus responsable et collaborative des ressources de emeis !

La plateforme emeis TROC est disponible :

• Depuis votre Portail d'applications
  
• Sur vos mobiles professionnels
• Depuis l'URL : https://emeis-troc.mytroc.pro/

La plateforme est accessible à l'ensemble des collaborateurs emeis France (Maisons de retraite, Cliniques, Agences du domicile, Siège, Centres de formation et Directions régionales) disposant d'une adresse e-mail professionnelle emeis.

Elle permet de déposer des annonces, rechercher du matériel et faciliter les échanges entre établissements dans le respect des règles définies par emeis.

Lors de la création de votre compte, vous devez sélectionner votre type d'établissement dans le menu déroulant. Celui-ci a été enrichi avec de nouvelles catégories, notamment Centres de formation et Directions régionales.

Menu déroulant (ci-dessous) :

L'accès à la plateforme est gratuit, rapide et simple. Une fois votre profil renseigné et le rattachement à votre établissement effectué, vous accédez à diverses fonctionnalités en fonction de votre profil.

L'accès à emeis TROC vous permet de :

• Effectuer des recherches ciblées sur le matériel dont vous avez besoin
• Consulter les annonces de tous vos collègues
• Faire une demande sur les biens qui vous intéressent
• Rentrer en contact avec les offreurs par message et poser vos questions
• Déposer vos annonces
• Créer des alertes et être ainsi averti de la mise en ligne des nouvelles annonces correspondant à vos critères

Pour accéder à la plateforme, cliquez sur l'onglet Connexion depuis la page d'accueil emeis TROC, identifiez-vous avec vos identifiants de connexion emeis, connexion SSO (adresse électronique et mot de passe de votre session emeis) et le tour est joué !

Cette information permet d'informer les utilisateurs inscrits sur la localisation géographique des autres utilisateurs et donc des matériels cédés par ces derniers.

Il vous appartiendra de préciser lors du contact avec le Donneur ou l'Acquéreur le lieu exact du rendez-vous pour la récupération du matériel cédé.

Vous avez la possibilité à tout moment de modifier vos informations personnelles.

Dans le menu d'en-tête à droite, un bouton avec votre nom vous permet d'accéder à votre profil et vos informations personnelles.

Vous pouvez visualiser les informations issues de votre création de compte. Il vous est possible de modifier ces dernières facilement en cliquant sur les différents champs (téléphone, code postal, ville, etc.).

Le bouton Supprimer mon compte en bas de page, permet la suppression de votre compte et de toutes vos données.

Le bouton "Mes paramètres" présent sur l'onglet "Compte" en haut à droite vous permet de modifier vos préférences concernant vos alertes et notifications.

Vous pourrez ainsi décider de la fréquence à laquelle vous recevrez vos notifications (administration, alertes, annonces, contacts).

Sur la plateforme emeis TROC, plusieurs rôles sont attribués :

• Super Modérateur (Administrateur) : uniquement réservé à l'équipe projet
• Administrateur opérationnel : rôle régionaux (Direction régionale, Équipes staff régionaux), pour la création des annonces en cas d'absence de direction d'établissement
• Modérateur : direction d'établissements (et direction adjointe sur demande EASY VISTA), pour la modération (validation de la publication) d'annonce pour son établissement et création d'annonce
• Utilisateur : tous les collaborateurs emeis rattachés aux établissements. Création pour son établissement d'une annonce soumise à validation. Demande d'un bien soumis à validation.

Tous les collaborateurs de emeis France (Maison de retraite, Cliniques, Agences du domicile, Siège) disposant d'une adresse mail emeis peuvent se connecter et déposer des annonces.

Des modérateurs (Direction de l'établissement) vérifient que vos annonces sont bien conformes et valident ou non leurs publications.

En cas d'absence de la direction d'établissement, une délégation pourra être donnée à la Direction adjointe sur demande (ticket EASY VISTA).

Vous pouvez proposer ou demander tout matériel professionnel non personnel, listé ci-dessous et uniquement pour un usage professionnel :

• Équipement médical (équipement de rééducation, d'aide aux soins, d'aide au transfert, d'aide à la marche, …)
• Mobilier médical (chariot à médicaments, rayonnage à PUI,...)
• Matériel bureautique (clavier, souris, meubles, …)
• Équipement de restauration (électroménagers, matériel grande cuisine)
• Mobiliers communs (chambres, extérieurs, salles communes,...)
• Produits d'hygiène (équipements d'entretien, gants,...)

En cas de doute, merci de vous rapprocher de votre responsable et/ou du service support emeis TROC (via EASY VISTA ou à l'adresse mail emeistroc.support@emeis.com).

Pour « Créer une annonce », soyez le plus exhaustif possible dans les détails concernant le matériel cédé et complétez les différents champs nécessaires :

• Le titre : soyez précis, indiquez un titre détaillé. Par exemple, ne mettez pas simplement « chaise », ajoutez « chaise de bureau réglable ».
• La catégorie et la sous-catégorie : choisissez la catégorie et la sous-catégorie dans laquelle sera classée votre annonce (Bureau, Hôtellerie, Hygiène, Médical, Mobilier commun, Outillage, Restauration, …)
• La photo : a minima une, est obligatoire, elle est importante pour illustrer votre annonce et pour donner un aperçu de votre bien aux utilisateurs.
  Vous pouvez insérer jusqu'à 6 photos, le format vidéo est aussi accepté.
• Ajouter des documents (word, pdf, excel,…) :
  • La fiche de vie des dispositifs médicaux incluant les différentes maintenances
  • La notice d'utilisation si disponible
• Date d'acquisition, si connue (correspondant à la date de la facture)
• La Marque
• Le Modèle de l'équipement
• Le Nom du fournisseur
• Le numéro de facture (important pour le contrôle de gestion, afin de gérer le suivi des transactions de matériel d’un établissement à l’autre)
• La quantité du matériel à donner
• La valeur neuve du matériel (estimation si non connue)
• L'état du matériel et préciser en commentaire si une réparation est nécessaire
• Le poids du matériel cédé (estimation si non connue)
• La description du matériel, soyez le plus précis possible
• La localisation du matériel et les informations logistiques
• …

Les champs obligatoires sont signalés par des * dans le formulaire de dépôt d'annonce.

Le renseignement du poids permet d'estimer les quantités de déchets et de CO2 évités grâce à la plateforme.

Il permettra également d'estimer le coût de transport du matériel.

Le renseignement de la valeur permet d'estimer le volume d'achats de matériel neuf évités grâce à la plateforme.

Il est interdit de publier sur la plateforme emeis TROC :

• Tout matériel étant en location / n'appartenant pas à votre établissement :
  • Matériel médical en location pour les Maisons de retraite (fauteuil roulant, verticalisateur, lève personne, matelas à air, lit)
  • Matériel informatique (photocopieurs, imprimantes XEROX et EPSON, les écrans de plus de 22 pouces et tout matériel comportant des données personnelles)
  • Matériel de restauration (fontaine à eau, machine à café petit déjeuner …)
• Tout matériel étant subventionné, sauf dérogation ou accord préalable
  Exemple : Plateau Technique Spécialisé (PTS) ou Appel à projet (AAP) en cours…
• Les dispositifs médicaux à usage unique
• Les denrées alimentaires
• Les équipements avec des dates d'expiration dépassées
• Des objets retirés du marché à l'initiative du fabricant ou d'une autorité administrative
• Les produits d'entretien inflammables
• Les matériels en cours d'immobilisation
  Note : pour ces derniers, merci de vous rapprocher de votre référent en contrôle de gestion et/ou de vos référents métiers habituels.

Lorsque vous avez terminé de compléter tous les champs et les différentes étapes de création d'une annonce, cliquez sur « Publier » pour la rendre visible.

Vous pouvez à tout moment dans « Gérer mes annonces » la modifier/la supprimer.

Il n'est pas recommandé de supprimer une annonce qui a déjà été publiée. Nous vous recommandons de la dépublier si nécessaire.

Si toutefois vous devez supprimer une annonce, vous devrez indiquer un motif de suppression, selon la sélection ci-dessous :

Cela permettra de mieux comprendre les raisons de suppression et d'améliorer la gestion des annonces.

Vous pouvez trouver des biens en effectuant une recherche :

• Par catégorie/sous-catégorie : filtrez sur la catégorie/la sous-catégorie
• Par mot-clé : saisissez quelques mots descriptifs (ex. « bureau réglable », « fauteuil roulant »)
• Par nom ou code postal de la ville : saisissez le nom ou le code postal de la ville où se trouve un établissement
• Par distance : la recherche d’annonces est simplifiée grâce à un filtre de distance allant de 0 km à 200 km. Vous pouvez ainsi réduire le rayon autour de votre adresse pour afficher uniquement les annonces proches de vous
• Par état d'objet : choisissez l'état souhaité : Neuf, très bon état, état moyen ou pour pièces
• Par marque : choisissez la marque de l'objet que vous souhaitez rechercher
• Par numéro de référence de l'annonce

Si aucun matériel ne correspond à vos besoins, vous pouvez créer une alerte personnalisée (par mots clés, par catégorie/sous-catégorie, localisation, distance).

Lorsque vous trouvez un matériel qui vous intéresse, vous pouvez entrer en contact avec le cédant depuis l'annonce.

• Obtenir des informations

  Cliquez sur « Contacter le cédant » pour poser vos questions concernant le matériel (état, disponibilité, modalités de retrait, etc.).

• Effectuer une demande de réservation

  Cliquez sur « Réserver », puis complétez les informations demandées (quantité souhaitée si plusieurs exemplaires sont disponibles et message personnalisé) avant d'envoyer votre demande.

• Utiliser la messagerie emeis TROC

  La messagerie interne emeis TROC vous permet d'échanger directement avec le cédant ou l'acquéreur, de suivre vos demandes et d'organiser les modalités de cession du matériel.

• Ajouter des matériels à votre panier

  Vous pouvez ajouter un ou plusieurs objets à votre panier afin de conserver vos sélections et les retrouver facilement. Cette fonctionnalité vous permet de regrouper les matériels qui vous intéressent avant d'effectuer vos demandes de réservation.

Les notifications sont paramétrables depuis l'espace Compte – Mes paramètres. Vous pouvez paramétrer la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir la notification mail : Tout de suite, Une fois par heure, Une fois par jour, Une fois par semaine, Jamais.

Vous recevez une notification pour :

• Les nouvelles annonces correspondant aux critères de vos alertes personnalisées
• Vos annonces publiées : annonces arrivant à expiration par exemple
• Tout contact par rapport à votre annonce : demande de renseignement, de réservation, …

Lorsqu'un acquéreur effectue une demande de réservation, le cédant reçoit une notification sur la plateforme ainsi qu'un e-mail.

Il peut alors accepter ou refuser la demande.

Si la réservation est acceptée, le matériel n'est plus disponible pour les autres établissements. Le statut de la transaction est automatiquement mis à jour en « Acceptée ».

Une fois le matériel récupéré par l'acquéreur, le cédant doit mettre à jour le statut de la transaction en « Reprise ».

Des solutions de transport et de logistique sont en cours d'intégration dans la plateforme. En attendant leur mise en place nous vous encourageons à privilégier les échanges de proximité, facilement réalisable.

Pour toute transaction urgente (hors région), merci de faire une demande à l'adresse support : emeistroc.support@emeis.com

Recommandations :

Notes :

• Le coût du transport doit être apprécié à la valeur du bien.
• La facturation du transporteur est toujours à la charge de l'acquéreur (celui qui va recevoir le matériel).

Une fois que vous avez décidé de donner votre matériel et que ce dernier a été récupéré par son nouvel acquéreur, il convient de valider la transaction dans Compte – Mes transactions en cours – Finaliser la transaction.

La transaction sera alors clôturée et vous pourrez retrouver les informations la concernant dans Compte - Mes transactions terminées.

Un service support emeis TROC a été mis en place depuis votre outil de ticketing EASY VISTA.

Vous pouvez nous contacter par exemple, pour :

• Une question concernant la modération de vos annonces sur votre établissement
• Une question concernant l'utilisation de la plateforme (comment publier une annonce, comment contacter un établissement, comment clôturer une transaction, …)
• Un bug rencontré sur la plateforme
• Un problème d'accès à la plateforme
• …